Fotoriproduzione per corrispondenza

La procedura per corrispondenza è la seguente:
1. compilazione del modulo editabile [file word] e invio all’indirizzo email: as-na@cultura.gov.it;
2. ricezione del preventivo del costo del servizio entro 30 giorni dalla richiesta;
3. accettazione del preventivo [file word] allegando copia dell’avvenuto pagamento;
4. pagamento da eseguirsi, alternativamente, tramite:
◦ portale dei pagamenti PagoPA del Ministero della Cultura raggiungibile al seguente LINK
◦ bonifico bancario alle coordinate indicate sul preventivo;
5. ricezione dei documenti richiesti dall’indirizzo email: apecargo@cultura.gov.it

Fotoriproduzione con mezzi propri

è ammessa la fotoriproduzione con mezzi propri (fotocamere portatili, tablet, smartphone) operando personalmente o avvalendosi di persona delegata. Non è dovuta nessuna tassa purché le copie effettuate siano per uso personale o per motivi di studio, dunque senza scopo di lucro. Per l’autorizzazione alla pubblicazione del materiale vedi infra.

Copia autentica

Per la richiesta di copia autentica, la domanda dovrà essere corredata dalle necessarie marche da bollo (in numero indicato sul preventivo) acquistabili anch’esse sul portale PagoPA, ferme restando le esenzioni previste dal DPR 642/1972 e dalla circolare DGA n. 12/2007. La richiesta di fotoriproduzione e di pubblicazione di intere unità di conservazione o di intere serie o di interi fondi, necessita di una specifica autorizzazione da richiedere preventivamente a questa Direzione allo scopo di definire una convenzione che disciplini l’uso delle stesse (Circolare n. 39 della DGA del 29/09/2017).

Divieti

E’ vietata la fotoriproduzione di documenti:
1. di particolare rarità e antichità e/o fragilità o corruzione del supporto;
2. sottoposti a regime di restrizione alla libera consultabilità (artt. 122-127 del D.Lgs. 42/2004);
3. grafici e fotografici (Circolare DGA n. 39 del 29/09/2017 par. 5);
4. già riprodotti digitalmente dall’Istituto ed esclusi dalla consultazione ordinaria per ragioni di conservazione e di sicurezza; in questo caso l’Amministrazione provvederà al rilascio gratuito del documento già disponibile, salvo il diritto all’eventuale rimborso spese (art. 108 del D.Lgs 42/2004, circolare DGA n. 39 del 29/09/2017 e DM 108/2024).

Autorizzazione alla pubblicazione

Ai fini della pubblicazione di immagini di documenti in un volume sarà sufficiente una comunicazione della predetta finalità obbligandosi a riportare nella stessa:
• la segnatura esatta del documento;
• la menzione della dicitura “su concessione del Ministero della Cultura”.

I richiedenti saranno comunque tenuti al rimborso delle sole spese eventualmente sostenute dall’Amministrazione per eseguire le fotoriproduzioni.

Uso gratuito in esenzione dal pagamento del canone di concessione

Il D.M. 108/2024 attualmente in vigore prevede l’esenzione dal canone di concessione per l’uso di riproduzioni di documenti d’archivio che soddisfino uno o più dei seguenti requisiti:

• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per volumi a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un carattere scientifico (contributi in volume, atti di convegni nazionali ed internazionali) e accademico;
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per volumi e riviste a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un contenuto divulgativo e didattico;
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per cataloghi d’arte, mostre e manifestazioni culturali con tiratura fino a 4000 copie;
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per riviste scientifiche e di Classe A di cui agli elenchi dell’Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (ANVUR);
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per pubblicazioni in giornali e periodici nell’esercizio del diritto-dovere di cronaca;
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso destinate alle pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque senza il pagamento di un prezzo (c.d. open access);
• riproduzioni di beni culturali eseguite autonomamente da chiunque (come ad esempio studenti, studiosi, ricercatori, docenti universitari) effettuate a scopo non lucrativo e non destinate alla vendita;
• riproduzioni di beni culturali e loro riuso per la realizzazione del materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo di mostre e manifestazioni culturali organizzate da un organo del Ministero ovvero da enti pubblici e privati per finalità di valorizzazione del patrimonio culturale attuate senza scopo di lucro.

Sono inoltre esenti dal canone le pubblicazioni on-line gratuite che non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e che non siano soggette ad accesso a pagamento.

La comunicazione dell’utilizzo di riproduzioni dei documenti conservati presso l’Archivio di Stato in esenzione dal pagamento del canone di concessione va compilata adottando l’apposito modulo e trasmessa tramite posta elettronica all’indirizzo as-na@cultura.gov.it.

A seguito della verifica dei requisiti dichiarati nella comunicazione, l’Archivio di Stato riconosce l’esenzione dal pagamento del canone di concessione e trasmette per posta elettronica al richiedente il nulla osta all’utilizzo delle riproduzioni nel termine di 30 giorni.

Uso soggetto al pagamento del canone di concessione

Al di fuori dei casi di gratuità previsti dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108, l’uso di riproduzioni di documenti conservati dall’Archivio di Stato è soggetto a concessione da parte del Ministero della Cultura e al pagamento di un canone, calcolato sulla base del tariffario previsto dal decreto.

La richiesta di concessione per l’utilizzo di riproduzioni di documenti d’archivio va compilata adottando l’apposito modulo e inviata per posta in busta chiusa all’indirizzo “Archivio di Stato di Napoli, Piazzetta del Grande Archivio n.5, 80138 Napoli”.

Sull’istanza va apposta una marca da bollo da 16 euro.

In alternativa, la richiesta può essere bollata elettronicamente mediante il servizio @e-bollo e trasmessa per posta elettronica all’indirizzo as-na@cultura.gov.it.

Sono esenti dall’imposta di bollo e le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus.

L’atto di concessione, anch’esso provvisto di marca da bollo da 16 euro a carico del concessionario, è rilasciato dal Direttore dell’Istituto in un termine di 30 giorni decorrenti dall’invio dell’istanza da parte del richiedente.

E’ richiesta, infine, la consegna di una copia analogica o digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.